Rizky Amelia Putri: Tugas Softskill Komunikasi Bisnis

DASAR KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI BISNIS

DISUSUN OLEH :

· ALYA KHAIRUNISA (50214916)

· AYU REGITA ANDINI (51214887)

· CHAHYANI INDAH PRATIWI (52214308)

· EKKA NARATAMA (53214449)

· NATHASYA MEITASARI (57214842)

· RIZKY AMELIA PUTRI (59214670)

· YAHYA MUHLISINALA (5C214915)

KELAS :

2DF01

PROGRAM DIPLOMA TIGA BISNIS KEWIRAUSAHAAN

UNIVERSITAS GUNADARMA

Kata Pengantar

Puji syukur atas kehadirat Allah swt atas Rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini. Diharapkan semoga makalah ini dapat memberi informasi kepada kita semua.

Kami juga menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna, untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran pihak yang membangun dari semua pihak.

Akhir kata kami sampaikan terimakasih atas semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini. Semoga Allah Swt senantiasa memberkahi segala usaha kita.

Depok, Maret 2016

1. Dasar Komunikasi dan Komunikasi Bisnis

a. Pengertian dan cakupan Komunikasi

- Pengertian

Kata “komunikasi” berasal dari bahasa Latin, “comunis”, yang berarti membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih.

Pawito dan C Sardjono (1994 : 12) mencoba mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dengan mana suatu pesan dipindahkan atau dioperkan (lewat suatu saluran) dari suatu sumber kepada penerima dengan maksud mengubah perilaku, perubahan dalam pengetahuan, sikap dan atau perilaku overt lainnya. Sekurang-kurangnya didapati empat unsur utama dalam model komunikasi yaitu sumber (the source), pesan (the message), saluran (the channel) dan penerima (the receiver).

Joseph A Devito mengemukakan komunikasi sebagai transaksi. Transaksi yang dimaksudkannya bahwa komunikasi merupakan suatu proses dimana komponen-komponennya saling terkait dan bahwa para komunikatornya beraksi dan bereaksi sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan. Dalam setiap proses transaksi, setiap elemen berkaitan secara integral dengan elemen lain (Suprapto, 2006 : 5).

“Komunikasi antarmanusia merupakan suatu rangkaian proses yang halus dan sederhana. Selalu dipenuhi dengan berbagai unsur-sinyal, sandi, arti tak peduli bagaimana sederhananya sebuah pesan atau kegiatan itu. Komunikasi antarmanusia juga merupakan rangkaian proses yang beraneka ragam. Ia dapat menggunakan beratus-ratus alat yang berbeda, baik kata maupun isyarat ataupun kartu berlubang baik berupa percakapan pribadi maupun melalui media massa dengan audience di seluruh dunia…ketika manusia berinteraksi saat itulah mereka berkomunikasi…saat orang mengawasi orang lain, mereka melakukan melalui komunikasi” (Blake dan Haroldsen, 2003 : 2-3).

Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi berasal dari akar kata yang maknanya selalu (1) melibatkan pertukaran simbol atau tanda baik verbal maupun nonverbal, (2) terbangunnya relasi kebersamaan antara komunikator dengan komunikan. Simbol atau tanda verbal seperti bahasa lisan dan bahasa tulisan. Sementara simbol atau tanda nonverbal seperti mimic, gerak-gerik serta suara. Terbangunnya relasi kebersamaan ini bukan selalu sebagai hubungan yang positif seperti keakraban atau keintiman melainkan terbentuknya kontak hubungan antara pengirim pesan dengan penerima pesan melalui simbol atau tanda-tanda tertentu yang bersifat verbal atau nonverbal. Aplikasi kontak simbol ini baik dilakukan dengan diri sendiri (intrapersonal) maupun dengan pihak lain (antarpersonal).

- Cakupan Komunikasi

Cakupan/Ruang Lingkup Komunikasi Menurut Onong Uchjana Effendy dalam buku Dimensi Komunikasi menyatakan bahwa ruang lingkup/cakupan komunikasi sebagai berikut :

1. Bentuk Komunikasi :

a) Personnal Communication (Komunikasi Pribadi) :Intrapersonnal Communication (Komunikasi Intrapribadi)Interpersonnal Communication (Komunikasi Interpersonal)

b) Group Communication (Komunikasi Kelompok) :Small Group Communication (Lecture, Panel Discussion, Symposium, Seminar,Brainstorming, Ect.)Large Group Communication / Public Speaking.c) Mass Communication (Komunikasi Massa dengan medianya Pers, Radio, TV, Film,dsb.)

2. Sifat Komunikasi :

a) Verbal : Oral (Ucapan) & Written (Tulisan)

b) Non-verbal : Kinesikal (bahasa tubuh), Gestural (gerak-gerik tubuh), Postural (sikap tubuh), Facial Expressions (akspresi muka), Symbolic Cloting (pakaian symbol), Signal (Bel, Bedug, Morse, Simapore), Pictorial (Poster, Billboard, Rambu-rambu lalu lintas)

3. Teknik Komunikasi : Journalism, Public Relations, Advertising, Exhibition / Exposition, Propaganda, Publicity Etc.

4. Metoda Komunikasi : Informative Communication, Persuasive Communication, Coersive / Intructive Communication

5. Fungsi Komunikasi : Public Information, Publik Education, Publik Persuasion, Publik Entertaiment.

6. Tujuan Komunikasi : Social Change / Social Participation, Attitude Change, Opinion Change, Behaviour Change

7. Model Komunikasi : One Step Flow Communication, Two Step Flow Communication, Multi Step Flow Communication

8. Bidang Komunikasi : Social Communication, Managemen Communication, Bussiness Communication, Political Communication, Cultural Communication, Traditional Communication, International Communication.

9. Sistem Komunikasi : Social Responsibility System & Authoritian System

10. Interaksi Komunikasi : Komunikasi Sosial & Komunikasi Media (1994 : 10 –11)

b. Unsur-unsur Komunikasi

Terdapat beberapa unsur dalam komunikasi antara lain:

1.Komunikator.

Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam proses komunikasi. Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan. Komunikator tidak hanya berperan sebagai pengirim pesan saja, namun juga memberikan respons dan menjawab pertanyaan yang disampaikan sebagai dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung maupun tidak langsung. (Wikipedia)

2.Pesan/informasi

Pesan merupakan keseluruhan apa yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, tulisan, gambaran atau perantara lain. Pesan ini memiliki inti, yakni mengarah pada usaha untuk mengubah sikap dan tingkah laku komunikan. Inti pesan akan selalu mengarah pada tujuan akhir komunikasi itu.

3.Sarana komunikasi/channel

Sarana komunikasi/channel biasa disebut dengan media yang digunakan sebagai penyalur pesan dalam proses komunikasi. Pemilihan sarana/media dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan.

4.Komunikan/penerima/receiver.

Komunikan merupakan penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator. Komunikan bisa terdiri satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelompok. Dalam proses komunikasi, komunikan adalah elemen penting karena dialah yang menjadi sasaran komunikasi dan bertanggung jawab untuk dapat mengerti pesan yang disampaikan dengan baik.

5.Umpanbalik/feedback.

Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan yang disampaikan oleh komunikator kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan terus menerus bertukar peran.

6.Dampak/effect

Dampak merupakan efek perbedaan yang dialami oleh komunikan sebelum dan sesudah menerima pesan. Bila sikap dan tingkah laku komunikan berubah sesuai dengan isi pesan maka komunikasi telah berjalan dengan baik. Dampak/efek sesungguhnya dapat dilihat dari personal opinion, public opinion maupun majority opinion. Namun semuanya mengarah kepada perubahan yang terjadi pada komunikan setelah menerima pesan.

c. Bentuk Dasar Komunikasi

Komunikator yang efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi bila ingin menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang mampu membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik, bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).

Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:

1. Komunikasi Verbal (Verbal Communications)

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan.

2. Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:

• Seseorang yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk menunjukkan kemarahan.

• Seseorang yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.

• Seseorang yang membuang muka (istilah Jawanya :mlengos) untuk menunjukkan suatu sikap rasa tidak senang terhadap orang lain.

• Seseorang yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau ketidaksetujuan terhadap sesuatu.

• Seseorang yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.

• Pernahkah Anda memperhatikan seseorang yang "grogi" (nervous) saat berpidato di depan umum? Coba simak dengan baik, bagaimana gerak tangan dan kakinya? Bukankah tangan dan kakinya bergerak atau bergetar secara tak teratur, bagaikan seseorang yang sedang kedinginan (bahasa Jawanya : ngewel).

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang cukup mendasar.

Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti hitam mempunyai makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat terjadinya musibah kematian seseorang (layatan), maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian warna gelap (hitam). Lain halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan pada saat-saat berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang mengatakan "Tolong, bukakan pintu itu," maka pada saat itu seseorang dengan sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika seseorang berkomunikasi secara nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu secara tidak sadar.

Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang yang secara spontan mengerutkan dahi, raut muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip secara tidak sengaja atau otomatis. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tak pernah direncanakan sebelumnya. Contoh lain, tatkala Anda melihat buku agenda kerja Anda dibuat mainan anak-anak Anda yang masih lucu-lucu, maka apa reaksi Anda pada saat itu? Marah, kesal, gemas campur jadi satu! Contoh lain lagi, ketika Anda memperoleh kabar bahwa anak satu-satunya yang Anda sayangi memperoleh penghargaan sebagai juara pertama dalam lomba penulisan karya ilmiah tingkat nasional! Apa reaksi anda pada saat itu? Senang, gembira, terharu, jadi satu! Coba Anda perhatikan bagaimana ekspresi wajah teman-teman Anda yang menghadapi masalah, kesusahan maupun mereka yang senang atau gembira. Silahkan coba amati suasana kerja di lingkungan Anda masig-masing!

d. Bisnis Dalam Pandangan Komunikasi

Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan tujuan dari komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya. Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan oleh :

1. Secara realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.

Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social, preferensi dan fungsi.

2. Peluang pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas, memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka peluang pasar akan terbentuk.

Secara umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen – pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti :

a. Kegiatan hubungan antar manusia

b. Kegiatan hubungan masyarakat

c. Kegiatan advertensi atau iklan

d. Kegiatan promosi melalui media elektronik

e. Kegiatan promosi dan penjualan melalui media internet

f. Mengembangkan system informasi perusahaan

g. Mengembangkan keahlian komunikator dalam bisnis

2. Peranan Komunikasi Dalam Bisnis

1. Tujuan dari Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu; memberi informasi (Informing) persuasi (persuading) dan melakukan kolaborasi, (collaborating) dengan audiens (pelanggan).

a. Memberi informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka Dia memasang iklan melalui mass media, memasang websitus/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih.

Dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan discotn besar-besaran pada produknya.

b. Memberi persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfi rmasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.

c. Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerja sama bisnis

2. Umpan Balik dan Bentuknya

-Umpan Balik

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain :

1. Umpan balik hendaknya jujur

Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.

2. Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

3. Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

4. Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

5. Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas . dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.

6. Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

7. Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

- Bentuk-bentuk umpan balik antara lain :

1. External Feedback

Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

2. Internal Feedback

Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

3. Direct Feedback atau Immediate Feedback

Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

4. Indirect Feedback atau Delaiged Feedback

Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

5. Inferential Feedback

Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

6. Zero Feedback

Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

7. Neutral Feedback

Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

8. Positive Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

9. Negative Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

3. Kesalahpahaman dalam komunikasi bisnis

Missunderstanding (kesalahpahaman) merupakan salah satu kendala komunikasi efektif dan sangat berpeluang menciptakan konflik. Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh seseorang memiliki makna atau esensi yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi atau penyampai informasi. Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan orang banyak.

Salah satu bentuk kesalahpahaman yang cukup “parah” adalah cultural misunderstanding, atau kesalahpahaman kultural. Dalam hal ini, budaya dan kebiasaan yang melekat menjadi penghalang terjalinnya komunikasi yang efektif. Misalnya, seorang lelaki Sunda memiliki menantu pemuda Jawa. Saat si menantu akan makan, demi kesopanan dan etika, dia menawari mertuanya. Di Jawa, untuk menawari makan orang yg lebih tua, digunakan kata “dhahar” yang artinya sudah sangat halus. Padahal, jika kata “dhahar” ini digunakan untuk orang Sunda, artinya menjadi sangat kasar, karena orang Sunda menggunakan kata “tuang” untuk kata makan yang paling halus.

Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman. Berbeda dengan tahapan lain, misalnya komunikasi untuk hubungan yg lebih baik, yang walaupun kadang tetap ada yg namanya salah paham, namun sudah dalam jumlah yang minimal.

Kondisi kesalahpahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.

Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan, misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan sistematis. Dengan rutin membaca, kosakata kita akan semakin kaya dan mempermudah untuk menjalin komunikasi. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum jelas maksudnya.

Cara ini membantu untuk menghindari salah paham akibat salah persepsi. Cara yang lain, tingkatkan sensitivitas kita pada lawan bicara dan kurangi sensitivitas dari lawan bicara. Dengan kata lain, tingkatkan kepekaan kita untuk merasakan perasaan lawan bicara, agar kita lebih berhati-hati dalam memilih dan menyampaikan kata. Sebaliknya, kurangi kepekaan kita dari kata-kata yang diucapkan oleh lawan bicara. Jangan sampai kita tersinggung oleh hal-hal sepele, hanya karena kita terlalu sensitif dalam menanggapi orang lain.

4. Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

http://tikadwityastuti.blogspot.co.id/2015/04/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html

3.Komunikasi dalam Organisasi

Pola Komunikasi Bisnis

Menurut Djoko Purwanto (2003:26) Pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan kedalam pola komunikasi saluran komunikasi formal yaitu:

a) Komunikasi dari atas ke bawah

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu ;

• Untuk memberikan pengarahan atau mstruksi kerja tertentu.

• Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

• Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.

• Untuk Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

• Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu

organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan komunikasi dari atas ke bawah adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.

b) Komunikasi dari bawah ke atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju keatasan. Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh atasan cenderung disimpan dan tidak disampaikan.

c) Komunikasi horizontal

Komtmikasi horizontal atau sering disebut juga adengan istilah komunikasi lateral adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian/departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

d) Komunikasi diagonal

Bentuk komunikasi ini melibatkan komunikasi antara dua tingkat/level organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi Diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah

• Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

•Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Salah satu kelemahannya adalah bahwa komunikasi ini dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.

Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1. Penanganan pesan-pesan yang bersifat rutin

Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:

Mengurangi jumlah pesan

Instruksi yang jelas

Mendelegasikan tanggung jawab

Melatih petugas

Penanganan Krisis Komunikasi

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2 falsafah dalam komunikasi yaitu:

1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau

2. Katakan apa yang terjadi dan segera

Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa percaya diri.

Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan seperti :

Siapkan tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis

Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi

Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf

Tunjukkan keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud nyata.

Masalah Komunikasi Dalam Bisnis

Dalam berbisnis, Anda perlu berkomunikasi. Dalam mengkomunikasikan bisnis, Anda mungkin punya masalah. Ada enam kendala yang mungkin muncul dalam mengkomunikasikan bisnis Anda. Berikut ini adalah rincian kendala itu dan cara untuk mengatasinya :

1. Struktur komunikasi yang buruk

Struktur sebuah komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis Anda. Tidak penting apakah audience Anda hanya satu orang atau ribuan orang, struktur komunikasi yang baik tetaplah yang terbaik di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran saat ini. Pesan Anda, tetap harus ‘terdengar’ di tengah riuh-rendahnya semua itu.

Struktur komunikasi yang baik mengikuti pola:

– Pembukaan

– Isi

– Penutup

Kemudian: Umum -> khusus -> umum, atau global -> detil -> global

2. Penyampaian yang lemah

Tidak terlalu masalah apakah pesan komunikasi Anda penting atau impresif, jika Anda menyampaikannya tanpa ‘tonjokan’, Anda tidak bisa meyakinkan orang sesuai yang Anda harapkan. Lebih dari itu, jika ‘tonjokan’ Anda sudah telak pun, tetaplah pesan Anda perlu waktu untuk punya efek.

Pesan Anda harus bertenaga. Pesan Anda tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu.

Janganlah Anda campuradukkan antara penyajian dengan penyajinya. Penyajinya mungkin pemalu, tapi jika pesannya bisa menonjok, maka audience akan bergantung pada setiap kata yang keluar dari mulutnya. Jadi, tidak usah ragu tentang siapa diri Anda. Khawatirlah tentang pesan Anda. ‘Menonjok’kah, atau hanya sekedar ‘mengelus-elus’ saja.

3. Penggunaan media yang salah

Tak perlu Anda menyelenggarakan sebuah meeting besar dengan menghadirkan semua orang dalam organisasi, hanya untuk memberitahukan bahwa para pegawai kini tidak lagi mendapatkan ballpoint gratis dari kantor. Memo kecil yang diedarkan sudah lebih dari cukup.

Begitu pula, pilihlah dengan tepat media komunikasi bisnis Anda. Jika koran, apakah koran lokal atau koran nasional? Jika TV apakah TV lokal atau TV nasional? Jika majalah, apakah semua majalah atau majalah bisnis saja? Jika billboard, apakah memang perlu di setiap sudut jalan? Apa yang menjadi pengecualian, mungkin hanya internet, karena murahnya biaya.

Dalam berpresentasi, jika Anda menggunakan PowerPoint, apakah memang perlu menjejalinya dengan segala data dan bagan yang terkait? Apakah itu memang perlu atau bisa dilakukan hanya dengan selembar atau dua lembar fotokopi?

Jika pesan Anda kompleks, maka berilah ruang lebih untuk audience agar mereka bisa mencerna pesan Anda dengan lebih leluasa. Di kamar tidur, di kamar mandi, di restoran, di mobil saat hendak ke kantor, sambil berlari di treadmill, dan sebagainya. PowerPoint, hanya dilakukan di ruangan tempat Anda bicara. Waktu audience sempit, dan mereka tidak punya infocus di kamar mandinya.

Berilah ruang lebih bagi audience agar bisa mencerna pesan Anda sesuai kecepatan mereka.

4. Pesan yang campur aduk

Jika pesan Anda campur aduk, maka Anda tidak merengkuh audience, melainkan mengasingkan mereka ke sebuah pulau terpencil di kutub selatan sana.

Berhati-hatilah Anda dengan dua hal ini:

1. Menggunakan jargon yang mungkin dikenal, tapi sulit dicerna dan dipahami.

2. Mencoba menghemat waktu dan kertas dengan menjejalkan lebih dari satu pesan menjadi pesan tunggal.

Contoh 1:

Anda membuat pengumuman tentang pemotongan anggaran untuk biaya telepon, yang di dalamnya managemen meminta para pegawai untuk mengambil sikap dan perilaku tertentu, kemudian Anda sekaligus juga mengumumkan tentang family gathering perusahaan.

Contoh 2:

Anda mengumumkan tentang larangan untuk memberi hadiah kepada klien, dan pada saat yang sama Anda memberikan PENGECUALIAN untuk klien baru tertentu yang berpotensi besar bagi perusahaan. Dan Anda, sama sekali tidak memberi rincian dan pedoman tentang “klien baru berpotensi” itu.

5. Salah audience

Salah audience, pasti dimulai dari diri Anda sendiri. Misalnya, Anda memberikan topik A yang menurut Anda sedang hot di pasaran. Dalam presentasi, Anda menyampaikan berbagai hal yang justru sedikit sekali hubungannya dengan topik A. Menurut Robert Cialdini, presenter yang demikian disebut dengan ‘smuggler of influence’. Jika hal demikian memang disengaja, maka Anda bisa disebut sebagai ‘penjahat presentasi’.

Dalam faktanya, jika pun Anda sudah mati-matian memilih topik yang menurut Anda tepat, tetaplah Anda berpeluang untuk menuai audience yang salah. Dan jika kesalahan itu tak tertebus sampai dengan akhir presentasi Anda, alias audience tidak memperoleh ‘keuntungan substitusi’ dari presentasi Anda, maka Anda akan disesali oleh audience Anda.

QA Communication pun mengalami hal ini. Topik workshop yang berjudul “CARA EDAN: LEBIH PERCAYA DIRI BERBICARA KUNCI SUKSES MEMIMPIN, MENJUAL, DAN BERPRESENTASI”, masih menuai audience yang berharap bahwa workshop itu adalah tentang teknik presentasi, atau setidaknya mencapai percaya diri dengan teknik presentasi. Padahal, workshop itu adalah tentang fenomena booster untuk rasa percaya diri berbicara, yang jauh lebih penting dari persoalan teknis presentasi semata. Dan padahal, topik itu juga telah diupayakan agar bisa menuai audience yang netral, yaitu siapapun yang ingin percaya diri dalam berbicara. Di workshop berikutnya (ParaSpeaking dan Performance Speaking), barulah mereka akan mendapatkannya. Gitu lho…

Hati-hati juga, jika Anda akan berpresentasi di sebuah event di mana ada banyak penyaji selain Anda. Anda bisa terpengaruh untuk ‘melakukan penyesuaian’ di detik-detik terakhir sebelum Anda maju dan berbicara. Waspadalah karena Anda bisa terjebak pada perubahan yang justru tidak Anda inginkan. Sekalipun, topik penyaji lain memang lebih menarik menurut Anda.

Salah audience, bisa menjadi kesia-siaan bagi Anda dan tentu saja… audience Anda.

Pilihlah audience Anda dahulu, baru pilihlah topik Anda.

6. Lingkungan yang menganggu

Lingkungan yang mengganggu jelas kendala komunikasi bisnis buat Anda. Suara nada sambung handphone saat Anda bicara adalah contohnya. Apapun bentuknya, gangguan dari lingkungan akan membuat bicara Anda tidak bisa optimal didengar.

Beberapa hal ini perlu Anda perhatikan:

– Suara Anda tidak terlalu keras

– Banyak audience yang mengobrol saat Anda bicara

– Suara dari luar ruangan, dari jalanan, raungan sirine dari ambulan, pemadam kebakaran atau polisi

– Suara dari ruangan sebelah

– Bunyi handphone dari kantong audience

– Interupsi

– Sesi bicara yang terlalu menegangkan

– Pikiran audience yang melanglang buana (lihat mata mereka)

– Slide Anda (atau isinya) terlalu kecil atau layarnya terlalu jauh

– Terlalu banyak daya tarik dari luar ruangan karena pintu yang terbuka atau jendela yang tembus pandang

– AC ruangan terlalu dingin atau bahkan tidak menyala

– Maaf, ada yang kentut di dalam ruangan yang tertutup

Apapun harus Anda lakukan demi fokusnya audience Anda. Sebab gangguan lingkungan, bisa membuat presentasi Anda hanya berjarak selangkah dari ‘nothing’.

CONTOH KASUS dalam PERUSAHAAN

Pekerja Menuntut

Didalam hubungan komunikasi di suatu lingkungan kerja atau perusahaan konflik antar individu akan sering terjadi. Konflik yang sering terjadi biasanya adalah karena masalah komunikasi yang kurang baik. Sehingga cara mengatasi konflik dalam perusahaan harus benar-benar dipahami manejemen inti dari perusahaan, untuk meminimalisir dampak yang timbul.

Contoh Kasus:

Kru British Airways Mogok 3 Hari, 1.100 Penerbangan Akan Dibatalkan

London – Maskapai penerbangan Inggris, British Airways (BA) dilanda aksi mogok kerja para krunya. Ribuan kru kabin BA hari ini memulai aksi mogok yang akan berlangsung tiga hari.

Mogok tersebut dilakukan untuk memprotes rencana pengurangan ongkos operasional BA yang akan berdampak pada gaji pekerja.

Sebelumnya BA berencana menghemat belanja sebanyak 62,5 juta poundsterling untuk mengatasi dampak negatif yang muncul karena menurunnya penumpang, fluktuasi harga bahan bakar dan persaingan dengan maskapai lainnya.

Lebih dari 1.000 penerbangan BA akan mengalami pembatalan selama tiga hari pemogokan tersebut. Mogok kerja ini dilakukan setelah negosiasi antara pimpinan serikat dagang terbesar Inggris, Unite, Tony Woodley dengan kepala eksekutif BA Willie Walsh menemui jalan buntu.

“Dengan kekecewaan besar saya harus katakan bahwa semua negosiasi telah gagal,” kata Woodley kepada wartawan seperti dilansir kantor berita AFP, Sabtu (20/3/2010).

“Perusahaan ini (BA) tidak ingin bernegosiasi, perusahaan ini hanya ingin berperang dengan anggota-anggota saya,” imbuh Woodley.

Total 1.100 penerbangan BA dari sekitar 1.950 penerbangan yang dijadwalkan selama aksi mogok ini akan dibatalkan.

BA bertekad untuk tetap menerbangkan setidaknya 60 persen penumpang dengan mengandalkan para staf yang tidak ikut mogok. BA juga akan menggunakan 22 pesawat dengan pilot dan kru dari delapan maskapai Eropa lainnya. (sumber: detik.com)

Penjelasan Kasus:

Permasalahan atau konflik yang terjadi antara karyawan atau karyawati dengan atasan dalam masalah komunikasi harus di antisipasi dengan baik dan dengan sistem yang terstruktur. Karena jika masalah komunikasi antara atasan dan bawahan terjadi kemungkinan akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya mogok kerja, bahkan demo.

Dari kasus tersebut, dapat dilakukan beberapa hal untuk mengurangi masalah komunikasi dalam berbisnis, diantaranya:

1. Membentuk suatu sistem informasi yang terstruktur agar tidak terjadi kesalahan dalam komunikasi. Misalnya, dengan membuat papan pengumuman atau pengumuman melalui loudspeaker.

2. Membuat komunikasi dua arah antara atasan dan bawahan menjadi lancar dan harmonis. Misalnya, dengan membuat rapat rutin, karena dengan komunikasi melalui rapat rutin akan mengurangi masalah di lapangan.

3. Beri pelatihan dalam hal komunikasi kepada atasan dan karyawan, pelatihan akan memberikan pengetahuan dan ilmu baru bagi setiap individu dalam organisasi dan meminimalkan masalah dalam hal komunikasi.

Jika masalah komunikasi dapat di antisipasi dengan cara seperti diatas maka akan berkurangnya kekeliruan dalam berkomunikasi dan dapat menjalankan suatu kegiatan dengan baik.

Rizky Amelia Putri

Minggu, 27 Maret 2016

Tugas Softskill Komunikasi Bisnis

Tidak ada komentar:

Posting Komentar