MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS
DISUSUN OLEH :
·
ALYA KHAIRUNISA NABILA (50214916)
· AYU REGITA ANDINI (51214887)
· CHAHYANI INDAH PRATIWI (52214308)
· EKKA NARATAMA (53214449)
· NATHASYA MEITASARI (57214842)
·
RIZKY AMELIA PUTRI (59214670)
· YAHYA MUHLISINALA (5C214915)
KELAS :
2DF01
PROGRAM DIPLOMA TIGA
BISNIS KEWIRAUSAHAAN
UNIVERSITAS GUNADARMA
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. WB
Dengan memanjatkan puji syukur
kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, taufik, dan
hidayat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik tanpa
halangan suatu apapun. Makalah ini berisi tentang Perencanaan Laporan Bisnis,
Presentasi Bisnis, pengorganisasian dan revisi pesan pesan bisnis, komunikasi
lisan dan negoisasi, dan komunikasi dalam tulisan.
Tiada gading yang tak rentak begitu pula dengan makalah ini, kami sadar
bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu kami mengharapkan
saran dan kritik dari setiap tulisan yang ada, yang bersifat membangun untuk
dijadikan sebagai umpan balik dan inspirasi bagi penulis berikutnya.
Akhir
kata, semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan para
pembaca pada umumnya.
Depok, 27 Mei 2016
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dalam dunia
bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang
lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam
bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu
perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidk
tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena itu agar perusahaan bisa berjalan
dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan/ laporan
bisnis. Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan
perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang
dibuat. Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam
pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan. Karena
dengan laporan teresebut seorang manajer telah mempunyai patokan/ ukuran dalam
menjalankan perusahaan/ bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan
dalam suatu perusahaan/ bisnis.
1.2
Rumusan Masalah
1. Bagaimana perencaan laporan bisnis?
2. Bagaimana dalam Presentasi Bisnis?
3. Bagaimana pengorganisasian dan revisi
pesan-pesan bisnis?
4. Bagaimana Komunikasi Lisan dan
Negoisasi?
5. Bagaimana komunikasi dalam tulisan?
1.3
Tujuan Masalah
1. Mengetahui pengertian dan jenis laporan
bisnis, bagian pokok dari laporan bisinis, pengorganisasian isi dalam laporan
bisnis, penulisan lapora bisnis dan
membuat laporan bisnis yang baik.
2. Mengetahui persiapan dasar presentasi
bisnis, penggunaan alat bantu dala presentasi, dan cara menganlisa audience.
3. Untuk mengetahui pengorganisasian dalam
online, pemilihan kata yang tepat, dan membuat kalimat yang efektif.
4. Untuk mengetahui komunikasi lisan
dalam rapat, komunikasi dalam wawancara,
dan komunikasi dalam bernegosiasi.
5. Untuk mengetahui cara penulisan
kabar/berita, korespodensi (surat-menyurat) dan penulisan pesan-pesan
persuative.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1
Perencanaan Laporan Bisnis
2.1.1
Pengertian Dan jenis Laporan Bisnis
·
Pengertian Laporan Bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan
yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai
tujuan bisnis tertentu.
HertaA.Murphydan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Efective Business
Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report) suatu laporan
yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana
penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business
Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang
objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari
suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga yang
lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Dari definisi dasar laporan bisnis, maka dapat disimpulkan bahwa
satu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak
memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun eksten, biasanya
diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki
suatu tujuan tertentu, yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan.
Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan atau pun keduanya
(lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan
yang didasarkan pada dokumen tertulis.Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan
digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:
a.
Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan.
Misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan
b.
Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur
Yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya kebijakan penempatan
karyawan.
c.
Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang
berlaku
Bagi perusahaan. Misalnya, laporanpajak, laporan analisis
dampak lingkungan, laporan ketenaga kerjaan (perburuhan).
d.
Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan
internal
Maupun kebutuhan eksternal. Misalnya, laporan kinerja,
laporan perkembangan kegiatan.
e.
Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi
Pengambil keputusan atas isu tertentu. Misalnya laporan
riset, laporan justifikasi.
f.
Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru.
Misalnya, proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.
·
Jenis Laporan Bisnis
Laporan Bisnis dapat digolongkan kedalam jenis sebagai
berikut:
1.
Menurut fungsinya.
a. Laporan
informasional adalah laporan yang memberi informasi, menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis,tanpa kesimpulan, dan tanpa memberikan
rekomendasi.
b. Laporan Analisis adalah laporan yang
menyajikan fakta,menganalisis dan menginterprestasikan, kemudianmenyimpulkan dan memberi
rekomendasi.Contoh : laporan kemajuan
pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
2.
Menurut subyeknya
a. Suatu
laporan dapat dibedakan menurut departemen mana suatu laporan itu
diperoleh.Contoh :Laporan Akuntansi, Personalia, Produksi dan sebagainya.
3.
Menurut Formalitasnya.
a. Laporan
dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Menurut
Frekuensinya. Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala
atau khusus.
b. Laporan
menurut keasliannya, terdiri dari: laporan otoritas, laporan sukarela, laporan
swasta, dan laporan public.
4.
Menurut keasliannya
a. Laporan
Otoritas : laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang
lain.
b. Laporan
sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
c. Laporan
swasta : laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta.
d. Laporan
public : disusun oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
5.
Menurut frekuensinya
a. Terdiri dari
laporan berkala yaitu laporan yang disusun harian, mingguan, bulanan,
semesteran, tahunan.contoh: laporan penjualan
b. Laporan
Khusus : laporan atas kejadian yang unik(khusus) seperti laporan mengenai
krisis dalam perusahaan.
6.
Menurut jenisnya
a. Suatu
laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Laporan infomal
meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. laporan formal
sering disebut dengan laporan panjang.
b. Laporan
surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala
surat. Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak,
instruksi, baris-baris kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada
laporan informal.
7.
Menurut Kegiatan Projek
a. Dalam
melakukan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan,
laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8.
Menurut pelaksanaan Pertemuan
a. Agenda :
suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri
atas jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga
akan membantu peserta dalam persiapan.
b. Resolusi
merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu pertemuan.
c. Notulen
adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup
semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Mencakup pembahasan yang lebih
luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
2.1.2
Bagian Pokok dari Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam hal
pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a. Pemberi
kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan.
b. Layout atau
presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
c. Masalah :
diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis
disampaikan.
d. Maksud :
point terpenting dalam pelaporan bisnis.
e. Ruang
lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan.
f. Metodologi :
metode pengumpulan informasi.
g. Sumber-sumber;
sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
h. Latar
belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
i.
Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang
perlu dijelaskan.
j.
Keterbatasan : dalam dana , waktu dan
sumber yang tersedia
k.
Rekomendasi : Untuk laporan singkat beberapa unsur
tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul
pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat
dimengerti.
3. Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil
kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
a.
Rangkuman : Berisi ringkasan pembahasan secara
menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan
kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b.
Kesimpulan : Berisi evaluasi secara ringkas fakta –
fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis.
c.
Rekomendasi : Menyarankan suatu program tindakan yang
didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
d.
Rencana Tindakan : Merupakan pernyataan terakhir yang
mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan
orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.
2.1.3
Pengorganisasian isi dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara
yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi
(langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih
dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria
pembaca:
a. Esekutif
yang sibuk,ingin berita segera,
b. Ingin
mengetahui berita baik atau informasi netral,
c. Ingin
menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih
dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada
kriteria pembaca:
a. Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
2.1.4
Penulisan Laporan Singkat
· KARAKTERISTIK LAPORAN
SINGKAT
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya
mencakup materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang
efektif.
Laporan singkat itu sendiri dapat
berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan
singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara
lain :
1.
Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau
kedua.
2.
Grafik untuk lebih menekankan tulisan.
3.
Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4.
Format memo atau surat.
2.1.5
Membuat Laporan Bisnis yang Baik
1. Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh
seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran.
Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya
distorsi :
a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi
secara konkret.
b. Laporkan semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu
perspektif.
d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan
yang Anda buat.
e. Sajikan hanya bukti yang valid dan
mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga bias pribadi
Anda dalam suatu laporan.
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya
digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan
merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu
laporan.
b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima uraian atau cerita secara
menyeluruh.
d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat
pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah
akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya
formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan
berikut:
a. Siapa yang berinisiatif yang membuat
laporan?
b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam
laporan?
c. Kapan suatu laporan dibuat?
d. Ke mana laporan akan dikirim?
e. Mengapa suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana sikap pembaca?
2.2
Presentasi Bisnis
2.2.1 Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
Presentasi
yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, karena dengan
melakukan persiapan setidaknya kita telah memiliki bahan yang akan kita
sampaikan. Persiapan-persiapan tersebut meliputi :
1.
Penguasaan terhadap topik atau materi
yang akan dipresentasikan.
Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan
merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah
presentasi bergantung pada kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail
hal-hal yang terkan dung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap
materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian pesan kepada
audiens, serta akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara tersebut.
2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi
materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara
membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka
audiens akan merasa senag. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara
menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti
OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual.
3. Menganalisis siapa audiens.
Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara
perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan
adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan
bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya
audiens yang dimaksud.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.
Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan
lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan
terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan
presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.
2.2.2
Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi
Presentasi pada saat ini tidak bisa
lepas dari kecanggihan teknologi, tentu hal ini bukan tanpa alasan, teknologi
bisa mengoptimalkan penyampaian pesan dari presenter kepada Audiens. Pesan yang
di sampaikan presenter akan lebih mudah di cermati dan di pahami oleh Audiens .
Dan salah satunya adalah dengan alat bantu, bisa
berupa audio maupun visual, warna background. Dan berikut beberapa alat bantu
yang biasa digunakan dalam kegiatan presentasi, yaitu:
1. Microphone
dan Sound
Microphone
dan sound adalah salah satu alat yang sering digunakan untuk mendukung kegiatan
presentasi. Ruangan yang besar dengan audiens yang banyak akan mengurangi
kekuatan volume suara si presenter dan tentunya audiens tak bisa menangkap apa
yang di sampaikan oleh presenter. Apalagi jika di ruangan tersebut terjadi
keganduhan, bisa di pastikan kegiatan presentasi tersebut tidak akan efektif.
2. Proyektor
dan Layar
Proyektor
dan Layar sudah sering di pakai dalam berbagai acara, entah itu seminar,
workshop, kuliah umum, pokoknya semua yang berhubungan dengan presentasi. Alat
ini dapat meningkatkan efektivitas penyampain pesan dari pemberi pesan terhadap
audiens. Alat ini dapat menyampaikan pesan dalam bentuk visual, karena menurut
beberapa orang penyampaian pesan dalam bentuk gambar atau visual akan lebih
mudah di pahami oleh audiens di bandingkan audio, seperti kata pepatah “sebuah
gambar berbicara seribu kata”. Biasanya alat ini dipakai untuk menyampaikan
slide ataupun video pendukung presentasi.
3. Laptop atau
Komputer
Laptop dan
Komputer sudah bukan barang yang asing lagi dalam kehidupan sekarang.
Seakan-akan barang kebutuhan pokok saja, laptop dan komputer sangat mudah di
temukan di berbagai tempat, baik di sekolah, perkantoran, rumah-rumah, pusat
perbelanjaan, dan di tempat-temppat lainya. Begitupun dengan kegiatan
presentasi, alat ini sangat membantu presenter untuk menyampaikan pesanya
kepada audiens, entah dalam bentuk audio maupun visual.Biasanya presenter akan
menampilkan power point, file dokumen, suara, maupun video dengan laptop.
4. Papan Tulis
Papan tulis
memang sudah jarang dipakai di acara presentasi. Namun adakalanya papan
tulis itu masih bisa terpakai untuk mendukung jalanya sebuah presentasi.Papan
tulis biasa dipakai untuk menggambarkan suatu hal yang di anggap susah untuk
disampaikan oleh sebuah kata-kata, selain itu, papan tulis bisa memperjelas apa
yang disampikan oleh presenter.
5. Laser
Pointer
Sekilas,
alat ini memang terlihat kecil. Namun, jangan dikira , alat ini cukup efektif
untuk mendukung kegiatan penyampain presentasi. Alat ini digunakan untuk
memudahkan presenter dalam menjelaskan materi yang ditampilkan dalam bentuk
slide power point, presenter tak usah bolak-balik untuk menekan tombol “next”
atau menggerakan kursor pada laptop, presenter cukup menekan tombol pada laser
pointer untuk melanjutkan ke tampilan slide berikutnya atau kembali pada slide
sebelumnya dan presenter bisa mengganti fungsi kursor pada laptop dengan cahaya
laser pada alat ini.
6. Slides
Slide dapat berupa foto, grafis, atau
gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini
cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya.dapat dikombinasikan
dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta
dapat disimpan dalam disket.
7. Transparansi OHP
Transparansi OHP nampaknya merupakan
alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai
belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan
survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57%
lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan
mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat
dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi
komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk
membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil
yang lebih baik.
2.2.3 Menganalisa Audience
Komunikator atau penulis surat ini
menggunakan jenis paragraph deduktif dalam cara komunikasinya. Jika dianalisis
dari sisi audiens, maka ada beberapa point yang dapat diperhatikan sebagai
bahan analisa, antara lain:
1. Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience
dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan
audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan
disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.
b. Siapa audience
Bila
audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi
siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti
mereka yang memiliki status organisasional tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah
mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience
adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis.
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika
menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience
memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu
seberapa jauh audience tersebut dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika
komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat
diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang
meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak
pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.
2. Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Salah satu
kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience
dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut.Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience.
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan.
c. Berikan semua informasi yang diperlukan.
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat.
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa
jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka.
Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini
disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah
sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala
tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat
rasional dan pendekatan emosi audience.
2.3
Pengorganisasian & Revisi Pesan – Pesan Bisnis
2.3.1 Pengorganisasian Melalui Online
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Apabila menyusun pesan yang panjang dan
kompleks, outline sangat diperlukan. Outline akan membantu memvisualisasikan
hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Susunan outline
secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 kelompok:
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan
strategi umum dari suatu pesan.
b. Nyatakan poin-poin pendukung
yang penting
Poin-poin pendukung akan memperkuat tentang ide-ide
pokok yang kita tentukan.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti
yang berhasil dikumpulkan. Semakin
banyak bukti-bukti yang disajikan, outine yang dibuat akan menjadi semakin
baik.
2. Menentukan Urutan dengan
Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2
pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan
Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
b. Pendekatan Tidak
Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian
diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik
untuk pesan singkat (memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan
presentasi).Untuk memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih
dahulu bagaimana reaksi audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan
yang akan disampaikan.
Setelah dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu
pendekatan umum, maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok
sebagai berikut:
a. Direct Request
Direct request
dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan menjadi tertarik atau
memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan permintaan langsung (direct
request). Oleh karena itu, permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung,
karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin,
Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan
langsung.
c. Pesan-pesan Bad
News
Pendekatan yang diterapkan pada pesan bad news adalah
pendekatan tidak langsung. Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan,
sebaiknya ditempatkan pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa
yang halus.
d. Pesan-pesan
Persuasif
Bila audiens
benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, dapat
digunakan dengan cara yang tidak langsung. Sehingga perlu membuka pikiran
audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang
ada.
Secara umum, mengorganisasi
laporan dan presentasi secara analitis yang didesain kearah suatu kesimpulan
tertentu, lebih sulit. Manakala tujuannya adalah untuk melakukan kolaborasi
dengan audiens di dalam memecahkan suatu masalah atau melakukan persuasi untuk
suatu tindakan tertentu, harus dipilih suatu rencana organisasional yang
memberikan argumen secara logis.
2.3.2 Pemilian Kata yang Tepat
Pemilihan
Kata Yang Tepat, Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada
audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah
pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan
hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis
audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman
audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang
baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat
selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus
memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata
tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat
mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
2.3.3 Membuat Kalimat yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat
perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan
kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas
subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa”
yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu
yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
1. Tiga
jenis kalimat
a)
Kalimat Sederhana
Suatu
kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak
menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung.
b)
Kalimat Majemuk
Kalimat
majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang
tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c)
Kalimat kompleks
Kalimat
kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagai anak kalimat.
2. Cara
mengembangkan paragraf
Ada
dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan
pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan
terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan
paragraf:
a).
Ilustrasi
Untuk
mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat
memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b).
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda
dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun
perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c.)
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar
dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d.)
Klasifikasi
Untuk
mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain
itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e.)
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk
memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam
pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf
hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang
penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh,
menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung
antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
2.4
Komunikasi Lisan dan Negosiasi
2.4.1 Komunikasi Lisan Dalam Rapat
Di dalam
pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum
tersebut. Tiap peserta hendaknya:
a. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan
bertanggung jawab.
b. Mampu berperan sebagai komunikator yang
berpartisipasi aktif namun
tidak
memonopoli pembicaraan.
c. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat
responsive namun tidak
emosional.
d. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat
bijaksana dan adil
namun tidak
kehilangan pendirian.
f. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan
terjadinya debat serta tidak
berbicara
bertele-tele.
2.4.2 Komunikasi Lisan Dalam Wawancara
Wawancara pada dasarnya
adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang
lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab,
menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber).
Wawancara sangat penting
dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan
data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan
wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat,
korban dan sebagainya.
Wawancara adalah salah
satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa
dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya
adalah, (1) sebutkan/perkenalkan identitas diri, (2) jelaskan tujuan wawancara,
(3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan (4) menghormati
permintaan responden, buat secara tertulis. Sikap dalam wawancara yang
perlu diperhatikan:
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
1. Fokus pada lawan bicara.
2. Fokus pada pembicaraan.
3. Tidak boleh memotong pembicaraan.
4. Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).
5. Sabar.
6. Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
7. Jangan menyakiti hati responden.
8. Hindari bahasa menggurui responden.
9. Hindari kata-kata kasar (kotor).
10. Bersikap ramah.
11. Hindari sikap rakus.
12. Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
13. Ucapkan terima kasih.
2.4.3 Komunikasi Lisan Dalam Bernegosiasi
Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan
sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah
sikap dan perilaku orang lain.
Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan
bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut
kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan
kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain.
Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi
dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau
antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar
belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan
pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya
negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan
negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar
belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian
berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar
dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis
harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data
yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara
susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka
topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih.
Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan
kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda
katakan.
3. Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan
dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa
dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra
yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa
tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat
prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk
setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan
dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan
berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu
menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun
pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang
diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering
terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara
pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang
memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan
memenangkan pendapatnya.
Kalau
terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan
untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan
dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi
menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang
dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang
sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
2.5
Komunikasi Dalam Tulisan
2.5.1 Penulisan Kabar / Berita
Dasar penulisan berita, setelah mengumpulkan informasi, fakta
mengenai suatu kejadian haruslah dapat menjawab pertanyaan siapa, apa,
bilamana, di mana, kenapa, bagaimana, (dalam bahasa inggris 5W + 1H = Who,
What, When, Where, Why, How).
Selanjutnya, sudah umum sekali dikenal gaya menulis berita yang
lazim disebut gaya penulisan piramida terbalik. Unsur berita yang paling
kuat ditulis sebagai pembukaan (lead, teras, intro). Aspek peristiwa
terpenting itu disebut juga point of maximal interest (titik perhatian
maksimal – TPM), tujuannya merebut perhatian pembaca agar segera tertarik
membaca berita itu. Rangkaian paragraf berikutnya berisi aspek peristiwa
lainnya yang mendukung atau lebih merinci TPM, yang semakin ke bawah
semakin kurang penting ibarat mengikuti gaya
bangunan atau struktur piramida terbalik.
2.5.2 Korespodensi (surat – menyurat)
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis disampaikan
oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dalam perkembangannya, seseorang dapat
menulis surat dengan secarik kertas, namun dapat juga dengan menggunakan sarana
komputer yang sudah dilengkapi dengan modem, yaitu surat elektronik.
Melalui surat, kita dapat menyampaikan informasi penting
kepada orang lain, sebagai alat bukti tertulis, alat untuk mengingat-ingat,
alat bukti historis, dan untuk pedoman kerja. Dilihat dari segi bentuk, isi,
dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu surat
pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Surat pribadi umumnya tidak memiliki
suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan surat dinas dan surat bisnis,
umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa. Sehingga kita tidak boleh membuat
surat dinas dan surat bisnis menurut selera sendiri-sendiri.
Bagian-bagian penting dalam surat, biasanya mencakup kepala
surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka,
paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda
tangan, nama terang, tembusan, dan inisial.
Sedangkan bentuk surat dapat dibedakan ke dalam (1)
bentuk lurus penuh, (2) bentuk setengah lurus, (3) bentuk lurus, (4) bentuk
bertekuk, dan (5) bentuk paragraph menggantung.
Secara umum, bahasa yang digunakan dalam dunia
korespondensi mencakup tiga hal yaitu, (1) pilihlah kata-kata yang sudah
dikenal, (2) kata-kata yang lazim, dan (3) pilihlah kata-kata secara cermat.
2.5.3 Penulisan Pesan – Pesan Persuasif
Persuasi
merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk
mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan
untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens
(pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Di
dalam suatu organisasi, seseorang menulis pesan-pesan persuasif dimaksudkan
untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur
operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu,
dan dalam kaitannya dengan permohonan bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek
tertentu.
Selain
untuk kepentingan internal organisasi, penyampaian pesan-pesan persuasif juga
digunakan untuk kepentingan eksternal, misalnya permintaan atau informasi yang
bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerja sama.
Pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan analisis sudiens,
mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan langsung atau tidak
langsung.
Daftar Pustaka
maya.wordpress.com/2015/05/31/perencanaan-laporan-bisnis/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar